RAZONES PARA CONFIAR EN UN DMC

¡Conviértete en un pulpo con más de 8 brazos!

Por: Mtra. Angélica Galindo Dib, CMP, CMM, CIS.




¡No!, cuando me refiero a un pulpo con más de ocho brazos no hablo de un animal modificado genéticamente en un laboratorio o resultado de una mutación por contaminación o por coronavirus, me refiero a aquello en lo que se convierte un meeting planner o PCO cuando, sabiamente, hace mancuerna con un DMC profesional. En estos tiempos de turbulencia e incertidumbre en los que muchos planners se han visto forzados a reducir su plantilla de colaboradores, es momento de contar con un socio estratégico en el destino sede del evento. ¿Cómo se logra? El primer punto clave es confiar en el DMC seleccionado, esto quiere decir, compartir los mismos valores y ética profesional sobre los cuales se sustentará la relación comercial; revisar su cartera de eventos y hablar c


on clientes pasados para conocer la experiencia al trabajar con su compañía. La confianza es básica para que el DMC conozca:

  • 🙃 Nombre del cliente final y su cultura corporativa.

  • 🏟️ Tipo de evento: convención, congreso, lanzamiento de producto, viaje de incentivo, etc.

  • 🎯 Objetivo del evento.

  • 👤 Perfil de los asistentes.

  • 📅 Historia del evento: si se ha realizado antes o es la primera vez; presupuesto estimado; sedes anteriores, etc.

  • 🗺️ Si se está compitiendo con otro destino.

  • 📝 Agenda tentativa del evento.



Pero, ¿por qué es necesario “desnudarse” así ante el DMC? ¿Siente miedo el meeting planner o PCO de que el DMC le “robe” a su cliente y lo contacte directamente? Si se sabe seleccionar correctamente al socio en el destino, no debe haber temor, al contrario, se logrará una camaradería para trabajar en equipo. Pasos para una buena relación con el DMC:

  1. Prepara una propuesta de evento que coincida con las necesidades, objetivos y expectativas del cliente. Con esto se ahorra mucho tiempo en la conceptualización y propuesta creativa, logística, venues y proveedores. De otra forma, el DMC tiene que adivinar y, si no es lo que se busca, hay que comenzar de nuevo, lo que representa una inversión mayor de tiempo.

  2. Conoce bien al cliente final, esto le ayudará al DMC a diseñar el concepto, la propuesta de valor y las experiencias que lleguen a su corazón.

  3. Asegúrate de que el DMC está actualizado sobre nuevas atracciones, experiencias, sedes, etc., para impactar a los participantes.

  4. Considera la nueva normalidad Covid-19. Cada estado está modificando su semáforo constantemente y no sólo eso, también sus políticas y reglamentos. Un DMC tiene buenas relaciones con gobernación, protección civil del estado, policía local, tránsito, etc., lo que resulta básico para evitar o bien, resolver problemas que surjan en la nueva realidad.

  5. Visualiza ahorros en la operación. El staff local de la DMC se convierte en tu staff de destino, disminuyendo costos de traslados, hospedaje, viáticos, etc. Si se involucra desde el principio al DMC en el evento, la comunicación fluirá perfectamente y se comprenderá cabalmente al cliente.


También sucede que un cliente final solicite propuestas y presupuestos a varios meeting planners, entonces, ha pasado que una DMC recibe solicitudes de varios organizadores para cotizar un mismo evento.


Si no se le tiene la confianza al DMC para proporcionarle toda la información del evento, se corre el riesgo de presentar la misma propuesta o muy similar a otros meeting planners. Un DMC profesional notifica al organizador que ese mismo evento ya fue solicitado por uno o más de sus competidores, logrando estos beneficios:

  • El meeting planner se da cuenta que su cliente final está buscando varias propuestas para comparar precios y servicios, por lo que deberá mejorar su técnica de venta y ganarse la confianza del cliente final.

  • El DMC puede apoyar al meeting planner en la presentación de la propuesta, hablando con conocimiento profundo del destino y experiencias diseñadas para el evento y así “enamorar" al cliente final. En ese momento el DMC deja su marca empresarial y se presenta como parte del equipo del meeting planner para respetar siempre la cadena de valor.

  • El DMC puede elaborar propuestas completamente diferentes, aunque sea el mismo cliente, logrando que cada organizador de eventos presente propuestas únicas que sigan cumpliendo con el objetivo del evento.


El DMC profesional hace suyo el compromiso de superar las expectativas del cliente final en el destino cuando existe un trabajo coordinado con el meeting planner o PCO.

¡Es tiempo de mutar y convertirse en un pulpo con más de 8 brazos!



Autor: Mtra. Angélica Galindo Dib, CMP, CMM, CIS.

Directora General de Tip Tours & DMC en Puebla, con más de 27 años de experiencia como DMC y tour operadora. Socia de AMDEMAC y VP de Comunicación de esta asociación. Miembro de Vive Puebla; consejera del CNET Capítulo Puebla y de CANACO. Cuenta con certificado Safe Travels, Punto Limpio y Sello Amtave Covid-19.

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@tiptoursdmc

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